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Dicas para fazer o mapeamento de processos financeiros na sua empresa

25 de setembro de 2020

A gestão de finanças empresariais é sempre um tema complexo na gestão de empresas de todos os portes. Controle de fluxo de caixa, o acompanhamento da circulação de recursos e o pagamento das obrigações da empresa são apenas alguns dos processos que requerem atenção dos gestores.

Afinal, todas essas informações fazem parte da formulação de estratégias, auxiliam na tomada de decisão e possibilitam uma avaliação precisa da situação do negócio. Por esse motivo, os processos financeiros são tão importantes para o funcionamento do negócio.

Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para ajudar os leitores que tem interesse em adotar o mapeamento dos processos da área financeira. Continue lendo para conhecer todos os detalhes!

1. Defina o objetivo da realização do mapeamento

Esse processo deve ser planejado com o intuito de atingir um propósito que, para isso, deve ser identificado previamente. Todas as atividades devem ser guiadas desde o seu princípio, até a sua conclusão.

Para concretizar essa iniciativa é fundamental ter ferramentas que ajudam a analisar as tarefas, eventuais problemas e erros que podem prejudicar o desempenho. Por isso, o gestor pode determinar que os objetivos da avaliação dos processos financeiros tem relação com:

• O processo de cobrança;
• A apuração do fluxo de caixa;
• A emissão de documentos fiscais;
• O contato com consumidores e potenciais clientes.

2. Identifique falhas no fluxo de trabalho

Geralmente, a estrutura da execução das atividades passa de colaborador para colaborador seguindo uma ordem previamente determinada. Nesse fluxo de trabalho, as informações produzidas servem como base para as tarefas que são desempenhadas em seguida.

Falhas nos processos são naturais e devem ser encaradas como oportunidades de aprendizado e, posteriormente, melhorias quando são analisadas, tão logo se manifestam. Nesse cenário, o mapeamento de processos serve para identificar as origens de problemas que a equipe está habituada a contornar, mas não desenvolvem soluções para que a situação não se repita no futuro.

3. Crie um fluxograma para as atividades

Muitas vezes, a eficiência dos processos de trabalho é comprometida em razão da falta de clareza, tarefas repetitivas e problemas de padronização. Por esse motivo, a criação de fluxos para os processos financeiros contribui para gerar uma visão geral para posterior análise.

Como resultado, é possível traçar um novo processo de acordo com as ações que promovem melhorias como agilidade, confiabilidade das informações e maior produtividade.

4. Teste e ajuste o andamento do novo processo

Muitas vezes, os gestores esperam resultados rápidos e soluções que funcionam de forma abrangente. Contudo, a realidade das empresas nem sempre se manifestam conforme o esperado.

Por isso, assim que um novo processo é desenvolvido, é recomendado implementar testes para garantir que as mudanças resultam nas soluções esperadas. Nessa etapa, o acompanhamento dos resultados é essencial para que, dessa forma, possam ser feitos ajustes se necessário.

Em conclusão, a otimização dos processos financeiros é possível quando o gestor dedica tempo a avaliar as atividades. Quando os erros são identificados, este é o momento ideal para corrigir problemas que conforme o tempo passa podem se resultar na queda de produtividade e em gargalos que afetam a eficiência.

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